Guppy - Bedrijfsmatig werken

Stroop

Ieder die de huidige ontwikkelingen binnen de Blauwe Dienst ziet weet dat momenteel bedrijfsmatig werken het ‘leitmotiv’ is. En wie zo eens rondkijkt in de Dienst, en dat hoeft heus niet op een vrijdag te zijn, kan zich daar van alles bij voorstellen. In de dagelijkse praktijk blijkt het namelijk knap lastig om in deze organisatie je steentje als medewerker bij te dragen. Dan merk je dat alles met alles samenhangt en de hele organisatie een stroperig handelingstempo kent.
Het is dan ook van belang dat het vele werk handig en efficiënt wordt in- en toegedeeld. Daarom organiseren en structureren we gezamenlijk de verschillende vormen van samenwerken. Immers alleen kom je er nooit (op tijd) uit.

Leiding

Gelukkig heeft de leiding besloten het bedrijfsmatig werken te bevorderen. Het MLTP is daar duidelijk over in termen als centrale sturing, concentreren tenzij en automatiseren waar mogelijk. De nu ophanden zijnde reorganisatie is een helder uitvloeisel daarvan. Zo worden de muren tussen de regio’s geslecht en wordt het maximale gepolder over de regio’s heen ingedamd en gekanaliseerd binnen de segmenten.
Dat geeft de organisatiebouwers de volgende richtlijnen:
  1. bouw de organisatie overzichtelijk, met ruimte voor overzienbare projecten en activiteiten.
  2. beleg het werk zo laag mogelijk in de organisatie, zodat de specialist meer tijd heeft voor kwaliteit.
  3. leer de medewerkers binnen korte doorlooptijden te handelen; vandaag beginnen, morgen klaar.
  4. treed naar buiten door gewoon te beginnen en vooral door te doen; herhaal geslaagde acties. 

Verbazing

Maar wat zien we. De organisatie is zich nog aan het verpoppen (reorganiseren noemen we dat ) en dus houdt iedereen zich koest. Immers als je verpopt moet je niet bewegen. En dat geldt zeker voor afdelingen en voor managers. Want de uitkomsten van de Personeelsmonitor kunnen zomaar terugslaan op jou en op jouw team. Dus ijver belijden mensen niet tegenspreken en verder rustig blijven afwachten.

Praktijk

Wie nu rondkijkt ziet inefficiënties die eenvoudig en met kleine ingrepen zijn weg te werken. Je zou dus verwachten dat die zaken zijn of worden opgepakt in het kader van bedrijfsmatig werken.

Voorbeeld 1
Neem nu de Brugdag op 24 december. Ieder moet die dag opnemen en in P-Direct verwerken. De meeste medewerkers kunnen dat vlot regelen maar moeten zich dat wel eerst realiseren en het daarna zelf ook daadwerkelijk doen. Dat kost tijd en is onnodig. Het is veel bedrijfsmatiger dit centraal in te boeken en zonodig te laten begeleiden door een goede brief. Dus gewoon even doen.

Voorbeeld 2
Een tweede voorbeeld vinden we bij de IKAP aanvragen. Dat is een actie die een medewerker slechts één of twee keer per jaar doet. Per keer moet de betreffende medewerker weer opnieuw bedenken wat er allemaal moet gebeuren om het uiteindelijk met de nodige ergernis toch te vragen aan een collega of P-medewerker die de zaak dan alsnog voor hem regelt. Ook dit kan gewoon bedrijfsmatiger door een medewerker daar op afspraak voor te installeren zodat het in 15 minuten geregeld kan worden. Een kwestie van willen lijkt me zo.

Voorbeeld 3
Naast deze Sap gerelateerde voorbeelden bestaat ook nog de inefficiëntie die ziet op ondersteuning door medewerkers uit het administratieve proces. Vaktechnische ondersteuning is over het algemeen wel geregeld, alleen blijken specialisten een steeds schaarser wordend goed. Echter eenvoudige administratieve ondersteuning zou toch zo moeten kunnen worden gerealiseerd, maar daar wordt door de Dienst juist driftig op beknot. Terwijl het toch een uitdaging zou zijn aan een manager de opdracht te geven, al het eenvoudige administratieve werk binnen zijn team bij de specialisten weg te halen en dat samen te brengen bij twee of drie administratieve krachten, zodat het rendement van het team daadwerkelijk hoger wordt. Even durven aanpakken dus.

Voorbeeld 4
Tenslotte het Doorgroei-model, momenteel in pilot fase, dus veel kun je er nog niet over zeggen. Maar we zien het model geëtaleerd worden met een teamleider die mogelijk in de toekomst overbodig is en helaas zonder administratieve assistenten die mogelijk juist in de toekomst wel heel nuttig kunnen zijn. Gewoon een kwestie van uitproberen toch?

Helaas geven de genoemde voorbeelden, getoetst aan de bovenstaande vier richtlijnen van bedrijfsmatig werken, een significant gemis aan daadkracht weer. Bovendien lijkt de visie op efficiëntie alleen uit afslanken te bestaan en niet uit het op nieuwe leest organiseren van werkprocessen.

Verwachting

Toch leeft bij mij nog de hoop dat, mede door de inbreng van de medewerkers, ook bij de nieuwe opzet van de Blauwe Dienst de nuchterheid van simpel bedrijfsmatig werken zal zegevieren. Het zal enkele jaren vergen maar over een jaar of drie kan er weer een strakke Dienst staan waarin bedrijfsmatig werken de norm is, geïnspireerd door de interne organisatie en collegiale ondersteuning. Een Dienst waarin het werk voor die medewerker ‘s morgens direct kan beginnen en gewoon door kan gaan, onafhankelijk van de plek waar of situatie waarin hij zich bevindt. En mocht die medewerker worden overvraagd of mocht zijn werktijd er op zitten dan is er steeds een collega beschikbaar om hem te ondersteunen of om de laatste stappen te zetten zodat de klus toch geklaard wordt.

Guppy

Afdrukken