Om precies half twee begon Erik Rutten, voorzitter van de VHMF, aan zijn woord van welkom en opende daarmee het symposium van de VHMF in de Irene zaal van het Jaarbeurscomplex te Utrecht. Waarna dagvoorzitter Janet Helder vervolgde met de aankondiging dat het volle programma bestaat uit drie sprekers en een 5-tal DVD filmpjes. En dat allemaal om de toehoorders te informeren omtrent het symposium thema ˜proactief werken".
Na de eerste film met statements kopte Albert van der Meer de opgeworpen knelpunten en oplossingen in door te wijzen op het belang van het op orde zijn van de organisatie. Bovendien is het niet direct noodzakelijk als er van alles in de omgeving verandert ook de eigen organisatievormen te wijzigen. Binnen dezelfde organisatie is samen met andere overheden proactief werken goed mogelijk en zelfs een voorwaarde willen we successen in compliantie blijven boeken.
Na het verhaal van Albert kreeg Frank van IJzerloo van de Kafka brigade het woord. Frank ging in op het langs elkaar heen werken van verschillende overheidsorganisaties, waaronder ook de Belastingdienst, en soms zelfs het schrijnend niet samenwerken van verschillende afdelingen van één organisatie. Hij wees vervolgens op de voordelen die het voortijdig oplossen van organisatorische knelpunten bieden en constateerde verheugd dat de Belastingdienst stappen in de goede richting zet met de "Stella teams". Kanttekening hierbij is dan wel dat er tot nu toe slechts vijf van de dertien regio's meedoen en dat het instellen van een "Stella team" slechts een kleine stap is in de richting van proactief werken. Het betoog van Frank van IJzerloo werd omlijst met twee filmpjes over bedrijven en hun inzet om proactief te zijn en te blijven.
Na de pauze volgden weer enkele statements en was het de beurt aan prof. Harrie Aardema. Hij liet eerst aan de hand van een korte fabel zien hoe bureaucratie ontstaat. Vervolgens ging hij in op de dagelijkse praktijk en toonde aan de hand van zijn eigen theorie aan dat de sturingsaandacht vooral gericht is op de theorie en de abstracte feiten zonder daarbij rekening te houden met de mens en de aanvaardbaarheid van de gevolgen van de gemaakte keuzes. Volgens Aardema is het van belang om in balans te zijn tussen denken en voelen en maakt proactief handelen daar ook deel van uit.
Na een laatste bedrijfsfilm was het aan de zaal om te reageren op de sprekers. Het bleek dat de zaal wel was geraakt en uiting gaf aan het gevoel graag zaken goed te willen doen. Enkele toehoorders spraken zich uit in de zin dat zij niet altijd het gevoel hebben in de positie te zitten om de zaken echt helemaal te kunnen aanpakken.
Janet Helder vatte tenslotte de gehele middag samen met de opmerking dat alle begin moeilijk is maar dat je er wel mee moet beginnen en soms blijkt het dan toch nog eenvoudiger dan het aanvankelijk leek. Zij wenst iedereen toe dat gedurende de komende maanden de inzichten rond proactief werken hierbij zullen helpen. De VHMF zal ter ondersteuning van de discussie een aantal Dvd's met de filmpjes die deze dag zijn vertoond aanbieden aan de MT's. Al met al kijkt iedereen terug op een nuttig en leerzaam symposium.
Betreft : kort verslag van VHMF symposium d.d. 8 april 2009
Van : Paul Gunnewijk
Datum : 20090409
Voor meer info en een uitgebreid verslag lees informatief van juni 2009.